Muotka Ruovttu Ustibat-YHDISTYKSEN

VUOSIKOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA

AIKA: La 29.6.2013 klo 18

PAIKKA: Muotkan hirsikota

LÄSNÄ: Simo Koskinen, pj

Tuula Paakkanen

Paula Vironen

Liisa Sirviö

Mirjam Tyrväinen

Riitta Sillanpää

Leena Lukkarinen

Lasse Saloranta

Leena Hyvönen, siht.

1. KOKOUKSEN AVAUS

Simo avasi kokouksen, toivotti jäsenet tervetulleiksi kokoukseen ja muisteli kuluneen vuoden aikaisia tapahtumia.

2. TODETAAN LÄSNÄOLIJAT, LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS

Jäseniä on paikalla 9. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi, koska kokouksesta on sääntöjen mukaan ilmoitettu jäsenille jäsenkirjeellä vähintään kuukautta ennen kokousta (jäsenkirje 2/2013. 1.5.2013) ja kokouksessa on läsnä vähintään kaksi (2) johtokunnan jäsentä (Simo, Riitta, Leena H) ja kaksi (2) muuta jäsentä.

3. KOKOUSVIRKAILIJOIDEN VALINTA (puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkistajat ja ääntenlaskijat)

Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Simo ja sihteeriksi Leena. Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Liisa ja Leena L.

4. ASIALISTAN HYVÄKSYMINEN

Asialista hyväksyttiin s.e. kohdat 6 ja 7 käsitellään yhdessä.

5. ESITETÄÄN YHDISTYKSEN VUOSIKERTOMUS VUODELTA 2012 (ja vuodet 2007-2011)

Vuosikertomus-taulukko ja kirjanpitotaulukko jaettiin kokouksessa. Leena kertoi vuosien 2007-2011 tilanteesta sen, mitä Samilta saadusta materiaalista oli saanut selville. Tulos oli kuvattuna jaetussa taulukossa. Kesän 2012 ylimääräisen kokouksen jälkeen pääosa toiminnasta on liittynyt siihen, että Leena on selvitellyt Samilta saatua materiaalia vuosilta 2007-2011, selvitellyt tilitapahtumia ao. vuosilta sekä saattanut jäsenluettelon ajan tasalle. Lisäksi Leena ja Lasse korjasivat kesällä 2012 kovasti rapistumaan päässeen luontopolun s.e. kaikki tekstit tulostettiin ja laminoitiin uudelleen, hankittiin uudet pleksit ja kaatuneet tolpat nostettiin pystyyn. Lisäksi hankittiin Hansille 80-vuotissynttärilahjaksi Irma Majanderin tekemä villatakki. Leena on tehnyt myös vuosi sitten kokouksessa sovitut hallinnolliset päivitykset ja päivittänyt sekä Muotkan nettisivut että vienyt sinne linkin taakse myös sovitun ustibat-materiaalin. Varsinaista suorasanaista toimintakertomusta ei ole tehty, koska työ on ollut enimmäkseen selvittelyä. Toimintakertomus hyväksyttiin liitteen mukaisesti.

6. ja 7. ESITETÄÄN TILIT JA TILINTARKASTAJIEN LAUSUNTO sekä PÄÄTETÄÄN TILIEN HYVÄKSYMISESTÄ JA TILINPÄÄTÖKSEN VAHVISTAMISESTA SEKÄ VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMISESTÄ PUHEENJOHTAJALLE, VARAPUHEENJOHTAJALLE, SIHTEERILLE JA RAHASTONHOITAJALLE JA MUILLE TILI- JA VASTUUVELVOLLISILLE.

Suurimmat menoerät ovat olleet jäsenkirjeiden lisäksi luontopolun kunnostus (tekstien laminointi ja uudet pleksit) ja Hansin syntymäpäivälahja.

Jäsenkirjeessä 2/-2013 oli jo postitettu jäsenille tilintarkastajan lausunto. Leena kertoi vuosien 2007-2011 ja 2012 tilitapahtumien selvittelystä. Selvittelyä haittasi se, että materiaali saatiin vasta loppuvuodesta. Materiaalissa on myös todettu puutteita. Näistä syistä johtokunta päätti, että vuosien 2007 – 2012 tilitapahtumia ei viedä jälkikäteen kirjanpito-ohjelmistoon, vaan tilitapahtumien kirjaus tehdään samaan taulukkoon toimintakertomuksen kanssa. Johtokunta on käsitellyt ja hyväksynyt toimintasuunnitelman ja tilit. Tilintarkastajan kanssa on kaikki tapahtumat käyty läpi. Luettiin tilintarkastajan lausunnon loppuosa, jossa hän toteaa, että

- ”tilit on selvitetty niin huolellisesti kuin se saadun materiaalin perusteella on mahdollista ja antaa oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Saamatta oleva omaisuus merkitään yhdistyksen tappioksi (55,90 €). Selvitykset voidaan vahvistaa sekä vastuuvapaus myöntää yhdistyksen toimihenkilöille (puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri/kirjanpitäjä ja hallituksen muut jäsenet) selvityksen alaisina olleilta vuosilta.”

Jälkeenpäin on vielä selvinnyt, että saadusta materiaalista puuttuu yhden T-paidan myynnistä saatu tulo.

Kokouksessa keskusteltiin asiasta. Keskustelun perusteella päätettiin tilintarkastajan lausunnon ehdotuksen mukaisesti hyväksyä tilit ja myönnettiin tili- ja vastuuvapaus johtokunnalle.

8. VAHVISTETAAN JOHTOKUNNAN JÄSENTEN MÄÄRÄ, VALITAAN TOIMIHENKILÖT (puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja ja mahdollisesti muut johtokunnan jäsenet sekä tilintarkastajat ja varatilintarkastajat)

Todettiin, että on edelleen perusteltua, että johtokunnassa on jatkossakin 5 jäsentä. Varajäsenten määrä säilytettiin kahtena.

Kokous valitsi yhdistyksen toimihenkilöt ja johtokunnan vuodelle 2013 seuraavasti:

· Puheenjohtajaksi valittiin yksimielisesti edelleen Simo Koskinen Rovaniemeltä

· sihteeriksi ja rahastonhoitajaksi valittiin yksimielisesti edelleen Leena Hyvönen Rovaniemeltä

· Muista johtokunnan jäsenistä keskusteltiin ja todettiin, että koska Sami ei ole osallistunut yhteenkään johtokunnan kokoukseen, hänen tilalleen valitaan uusi jäsen

· Muiksi johtokunnan varsinaisiksi jäseniksi valittiin keskustelun jälkeen yksimielisesti

o Riitta Sillanpää Järvenpäästä

o Leena Lukkarinen Mikkelistä

o Jaakko Nummelin Espoosta

Johtokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan.

· Johtokunnan varajäseniksi valittiin edelleen Kristiina Syrjälä Riihimäeltä ja Erkki Ruohonen Imatralta.

Todettiin, että yksi tilintarkastaja riittää ja yhdistyksen tilintarkastajiksi vuodelle 2013 valittiin edelleen Seija Liuski Riihimäeltä.

9. VUODEN 2006 TOIMINTASUUNNITELMAN JA TALOUSARVION ESITTELY JA PÄÄTTÄMINEN

Kokouksessa jaettiin taulukkomuotoinen ns. jatkuvakäyttöinen toimintasuunnitelma. Siinä on tehtävät ryhmitelty ja oma sarake laitettu päivämäärälle, jolloin tehtävä on tehty. Tällä menettelyllä samasta taulukosta selviää myös toteutumatilanne. Tehtävissä on ns. vakiotehtäviä (mm. Lahtisen huvilan ylläpito, polkujen siivoustehtävät ja luontopolun ylläpito), ja lisäksi mahdollisia projektiluonteisia tehtäviä. Tällä hetkellä ei ole suunnitelmissa mitään isompaa tehtävää/projektia vaan pitäydytään niissä vakiotehtävissä.

Sovittiin, että sihteeri päivittää suunnitelmaa seuraavasti:

- Eri tehtävien fonttikoko tarkistetaan

- vanhat, jo toteutuneet tehtävät poistetaan

- tiivistetään ja yhdistellään tehtäviä

- Hanhipään laavun tilanne selvitetään Hansilta

- Jeageloaivin roskista ei uusita

Uusia kohtia lisättiin seuraavasti

- luontopolun vieraskirjalaatikko kunnostetaan

- luontopolulta nostetaan vielä yksi tolppa pystyyn

- tarkistetaan, onko joku luontopolun taulu vielä liian korkealla

- luontopolkuvihkosen monistuksesta kysytään Hansilta sponsorointia

- sinisen reitin reittimerkintää korjattava

- johtokunnassa selvitetään T-paitojen teettämistä, kysytään tarjouksia firmoilta ja jäseniltä tilauksia. Yhdistys ei voi ostaa paitoja ns. ”varastoon”, vaan niitä tilataan vain jäsenten tilausten määrän verran.

Sovittiin, että Leena päivittää toimintasuunnitelman em. tavalla. Päivitetty suunnitelma viedään taas nettisivuille. Toimintasuunnitelma on myös Muotkalla kansiossa, ja sinne voi merkitä tehtyjä tehtäviä ja uusia ideoita.

Talousarvio vuodelle 2013:

Jäsenmaksutuloja saataisiin todennäköisesti enemmän, jos kerran laitettaisiin jäsenluettelo jäsenkirjeen mukaan. Päätettiin, että päivitetty jäsenluettelo laitetaan jäsenkirjeeseen kokousmuistion kanssa. Päivitetty jäsenluettelo on myös Muotkalla kansiossa.

Leena hahmotteli talousarviota seuraavasti:

- Varat nyt: kassassa 48,70 €, tilillä 359,72 € ja postimerkkejä 33,46 €:n arvosta (Paulalta saatu lahjoituksena muutama postimerkki)

- Tuloja: noin 44 jäsenmaksua maksamatta, tulossa siis toivottavasti noin 440 €

- menot: jäsenkirjeet, 4 kpl

o monistus n. 16 €/kirja = 64 €

o postitus n. 42 €/kirje = 160 €

o jäsenluettelon monistus: arviolta 20 €

o Muut menot n. 100 €

Todettiin, että yhdistyksen rahatilanne on hyvä..

Kokous hyväksyi toimintasuunnitelman ja talousarvion.

10. PÄÄTETÄÄN JÄSENMAKSUN SUURUUDESTA VUONNA 2005 JA MAHDOLLISET VAPAUTUKSET JÄSENMAKSUISTA

Talousarvio oli tehty nykyiseen jäsenmaksun suuruuteen perustuen eikä tarvetta sen muuttamiselle ole. Jäsenmaksu päätettiin pitää ennallaan ( 10 euroa / jäsen/vuosi). Siltäkin osin talousarvio voitiin siis hyväksyä.

Kokous päätti myös, että kaikki johtokunnan jäsenet ja varajäsenet sekä kunniapuheenjohtaja vapautetaan edelleen jäsenmaksusta vuodelta 2013.

11. MUUT ASIAT

Liittyminen Pidä Lappi siistinä ry:hyn

- Leena oli jo selvittänyt, että vuosijäsenmaksu yhdistyksiltä on 50 €

- keskustelussa todettiin yksimielisesti, että ustibateille liittymisestä ei seuraa muuta kuin tuo vuosimaksu. Lappia, erityisesti Muotkan aluetta pidämme siistinä muutenkin.

- Päätettiin, että ei liitytä

Uusitaanko Jeageloaivin roskis?

- Toimintasuunnitelman yhteydessä jo todettiin, että ei uusita

- sen sijaan yritetään saada nykyinen roskis pois laavulta, koska se on niin huonokuntoinen ja ruma

Luontopolku-vihkosen teko ja monistus

- Toimintasuunnitelman yhteydessä jo todettiin, että kysytään Hansia mukaan monistuskuluihin

- Sihteeri tekee nykyisistä teksteistä monistettavan version

Jäsenkirjeet sähköpostiin

- Leenan tiedot jäsenten sähköpostiosoitteista ovat vuodelta 2007 joten ne on tarkistettava

- Leena on jo kysellyt jäsenten sp-osoitteita ja aloittanut sähköpostijakeluluettelon tekemisen

Pilkkikilpailun kiertopalkinnon jako

- Kevään 2013 pilkkikilpailussa kiertopalkinto jäi jakamatta, koska kukaan ei saanut kalaa. Keväällä päätettiin, että pilkkikilpailun sijaan järjestetään kesällä ongintakilpailu

- ongintakilpailu pidettiin kokouslauantaina niin, että onkia sai kokouksen alkuun asti Peltojoella

- Simo toimi tuomarina

- osallistujat: Mirkku, Liisa, Lasse, Leena

- saalista saivat: Liisa 1 tammukka, Leena 4 tammukkaa

- Leena siis voitti kiertopalkinnon vuodeksi itselleen

- Mirkku (palkinnon edellinen haltija) luovutti palkinnon Leenalle

12. SEURAAVA KOKOUS

Seuraava kokous pidetään vuoden kuluttua noin kesäkuussa 2014 Muotkalla.

Simo kiitti osallistujia aktiivisesta osallistumisesta ja päätti kokouksen.

Kokouksen jälkeen siirryttiin Muotkan tupaan syömään Hansin tarjoamaa käristystä.

Leena Hyvönen

kokouksen sihteeri

Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen kokouksen kulkua vastaavaksi.

____________________________________ ___________________________________

Liisa Sirviö Leena Lukkarinen

kokouksen valitsemat pöytäkirjantarkastajat