8.8.2012

Muotka Ruovttu Ustibat-yhdistyksen ylimääräinen kokous

Kokousmuistio

Aika: perjantai 22.6.2012 klo 16

Paikka: Muotkan Ruoktun hirsikota

Läsnä: Simo Koskinen

Riitta Sillanpää

Paula Vironen

Jaakko Nummelin

Lasse Saloranta

Erkki Ruohonen

Kaisu Ruohonen

Liisa Sirviö

Kristiina Syrjälä

Mirjam Tyrväinen

Leena Hyvönen

Sami Lehto tuli Eskelisbiillassa ja ehti vasta Hansin tarjoamalle käristykselle.

1. Kokouksen avaus ja asialistan hyväksyminen

Ylimääräisen kokouksen organisoijana ja kokoonkutsujana toiminut Leena Hyvönen avasi kokouksen. Leena kertoi kokouksen taustasta ja sen järjestämisen perusteluista.

Pääsiäisen aikaan Muotkalla käydyissä keskusteluissa nousi esiin yhteinen huoli Muotka Ruovttu Ustibat-yhdistyksen toiminnan hiipumisesta vuoden 2007 jälkeen. Toiminnan hiipuminen tuntuu pahalta, koska Hans, Oulan kuoleman jälkeen, nyt yksin pyörittää yritystä. Hansin sinnikkyys ansaitsee sen, että yhdistyksen toiminta jatkuisi.

Muotka Ruovttu Ustibat-yhdistyksen säännöissä mainitaan, että mikäli 1/10 jäsenistöstä vaatii, on järjestettävä ylimääräinen vuosikokous. Pääsiäisenä Muotkalla käytyjen keskustelujen perusteella Leena lupautui organisoimaan kyselyn niille Muotka Ruovttu Ustibat-yhdistyksen jäsenille, joiden sähköpostiosoite on tiedossa (postikulujen välttämiseksi), tiedustellakseen, löytyykö jäsenistöstä 1/10-osaa vaatimaan ylimääräistä kokousta.

Leena organisoi seuraavat asiat

· huhtikuussa kyselyn ylimääräisen kokouksen tarpeesta sille osalle jäsenistöstä, joiden sähköpostiosoite on tiedossa

· teki ehdotuksen ylimääräisen kokouksen asialistasta ja ajankohdasta

· lähetti toukokuussa jäsenistölle kutsun ylimääräiseen kokoukseen, kosta 1/10 jäsenistöstä sitä vaati.

Sihteerin erotessa vuonna 2007, jäseniä oli 107 henkilöä. Tiedustelun tuloksena ylimääräistä kokousta vaati 16 jäsentä ja 2 johtokunnan jäsentä, joka riittää ylimääräisen kokouksen järjestämiseen.

Liitteessä 1 on mainittu ylimääräistä kokousta vaatineet jäsenet.

Kokouskutsu ja asialista lähetettiin kaikille jäsenille, joiden osoite oli tiedossa, kyselykirjeen muodossa ja paperiversiona, jotta kaikki jäsenet voivat vastata postitse asialistan kohtiin, vaikka eivät kokoukseen pääsisikään. Näin jokainen jäsen saa mielipiteensä esille.

Liitteenä 1 on yhteenveto siitä, ketkä ovat vastanneet. Kaikki saadut vastaukset on koottu yhteen dokumenttiin, joka on saatavissa sihteeriltä.

2. Läsnäolijat

Leena laittoi kiertämään listan, johon jokainen osallistuja merkitsi nimensä. Osallistujia oli 11.

3. Päätetään/todetaan kokouksen päätösvaltaisuudesta

Todettiin, että yhdistyksen sääntöjen mukaan kokous on päätösvaltainen, jos kokouksessa on läsnä 2 johtokunnan jäsentä ja kaksi muuta jäsentä. Todettiin ylimääräinen kokous päätösvaltaiseksi, koska läsnä on 1 johtokunnan jäsen ja 2 johtokunnan varajäsentä ja 8 muuta jäsentä.

4. Ehdotettu asialista hyväksyttiin. Todettiin, että kohdassa muut asiat kukin voi ottaa esiin haluamiaan asioita.

5. Kokouksen puheenjohtaja, sihteeri sekä pöytäkirjan tarkastajat

Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin yksimielisesti Simo Koskinen ja sihteeriksi Leena Hyvönen. Myös kirjeitse ja sähköpostitse oli saatu ehdotuksina em. henkilöt. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Riitta Sillanpää ja Mirjam Tyrväinen.

6. Yhdistyksen toiminnan jatkaminen

Jäsenistölle lähetetyssä kirjeessä oli pyydetty kannanottoa seuraaviin vaihtoehtoihin:

1. toimintaa jatketaan entisillä periaatteilla ainakin niin kauan kuin Hans hoitaa Muotkaa tai

2. yhdistyksen toiminta lakkautetaan säännöissä mainitulla tavalla tai

3. yhdistyksen nimi muutetaan Muotkan Ruoktun ystävien sijasta Muotkatunturien alueen ystävät

Kokouksessa todettiin, että Muotkan Ruoktu on jo jonkin aikaa ollut myynnissä ja mikäli kaupat syntyvät, on tilanne yhdistyksen kannalta uusi. Kaikissa etukäteen saaduissa vastauksissa toivottiin yhdistyksen jatkavan toimintaansa entisin säännöin, yhdessä vastauksessa kannatettiin vaihtoehtoa 3. Myös kokouksessa käydyssä keskustelussa todettiin vaihtoehdon 1 olevan paras.

Kokous päätti, että yhdistyksen toimintaa jatketaan entisillä toimintaperiaatteilla ainakin niin kauan kuin Hans hoitaa Muotkaa. Sitten, kun kaupat on aikanaan tehty, yhdistyksen vuosikokous päättää toiminnan jatkamisesta ja mahdollisista sääntömuutoksista.

7. Kokouksen jatkaminen vuosikokouksena

Koska kokous päätti jatkaa yhdistyksen toimintaa, päätettiin tätä kokousta jatkaa normaalina vuosikokouksena

8. Yhdistyksen puheenjohtajan valinta

Etukäteen saaduissa kirjeissä oli puheenjohtajaksi ehdotettu Simo Koskista. Kokouksessa ehdotettiin ja kannatettiin myös Simoa. Myös Lasse Salorantaa ehdotettiin, mutta Lasse vetäytyi pois, koska hänen mielestään on parempi, etteivät puheenjohtaja ja sihteeri ole samasta perheestä.

Kokouksessa valittiin yksimielisesti yhdistyksen seuraavaksi puheenjohtajaksi Simo Koskinen. Varapuheenjohtajan johtokunta valitsee keskuudestaan.

9. Yhdistyksen sihteerin valinta

Etukäteen saaduissa kirjeissä sihteeriksi oli ehdotettu Leena Hyvöstä, sama ehdotus tuli kokouksessa.

Kokouksessa valittiin yksimielisesti yhdistyksen seuraavaksi sihteeriksi Leena Hyvönen, joka toimii samalla rahastonhoitajana.

10. Päätetään yhdistyksen johtokunnan jäsenten määrästä

Päätettiin yksimielisesti johtokunnan jäsenmääräksi puheenjohtajan ja sihteerin lisäksi kolme jäsentä.

11. Uuden johtokunnan valinta

Etukäteen saaduissa kirjeissä ja kokouksessa ehdotettiin johtokuntaan seuraavia jäseniä

· Jaakko Nummelin

· Lasse Saloranta

· Seija Liuski

· Esko Vuorio

· Tarja Koskela

· Erkki Ruohonen

· Kaisu Ruohonen

· Riitta Sillanpää

· Sami Lehto

· Kristiina Syrjälä

Todettiin, että olisi hyvä, jos valituilla olisi sähköposti käytössään, jolloin eri paikkakunnilla asuvien kesken on helpompi ja halvempi keskustella.

Keskustelun jälkeen päätettiin yksimielisesti, että yhdistyksen johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja Simo Koskisen ja sihteeri Leena Hyvösen lisäksi

· Sami Lehto

· Jaakko Nummelin

· Riitta Sillanpää

ja varajäseninä

· Kristiina Syrjälä

· Erkki Ruohonen

Tilintarkastajaksi valittiin yksimielisesti edelleen Seija Liuski.

12. Päätetään yhdistyksen tilien, tilinpäätösten, jäsenluetteloiden yms. ajan tasalle saattamisesta ja tilintarkastuksesta

Päätettiin, että edellisen puheenjohtajan ja johtokunnan on toimitettava sihteerille ajantasaiset tiedot tileistä, tilinpäätöksistä, jäsenluetteloista (maksetut jäsenmaksut/vuosi, uudet ja eronneet jäsenet, osoitteenmuutokset yms.). Esko Vuorio on jo ilmoittanut, että hänellä on vuoden 2008 tilinpäätöstiedot, mutta niitä ei koskaan ole käsitelty, koska vuosikokousta ei kutsuttu koolle. Kokousedustajat tiesivät kertoa, että yhdistys on saanut ainakin kolme uutta jäsentä, jotka ovat maksaneet jäsenmaksun käteisellä edelliselle puheenjohtajalle. Jo aiemmin eronneensa on ilmoittanut 3 jäsentä. Myös tämän kokousprosessin aikana on Leenalle tullut muutamia eroilmoituksia. Muutama jäsen on myös siirtynyt ikuisille tuntureille.

13. Päätetään jäsenmaksun suuruudesta

Jäsenmaksu on koko yhdistyksen toiminnan ajan ollut 5 €/vuosi, joka on huomattavan pieni. Jatkossa tulee uusia kustannuksia mm. kirjeiden monistamisesta. Lisäksi luontopolkutaulut vaativat kunnostamista ja pleksit ovat kalliita. Talvella on myös Hansin syntymäpäivä ja lahjaan on myös budjetoitava rahaa.

Päätettiin yksimielisesti vuoden 2012 jäsenmaksun suuruudeksi 10 €.

14. Vuosien 2009-2011 jäsenmaksujen siirto

Päätettiin yksimielisesti, että vuosina 2009 – 2011, jolloin yhdistyksellä ei ole ollut toimintaa, maksetut jäsenmaksut siirretään vuodelle 2012 ja siitä eteenpäin jäsenmaksuiksi. Jäsenmaksun nousu otetaan huomioon kohdan jäsenmaksujen siirrossa, v. 2012 jäsenmaksu on 10 € ja siihen yhdistetään siis kaksi vuosille 2009-2011 maksettua jäsenmaksua.

15. Yhdistyksen toimintasuunnitelma

Keskusteltiin yhdistyksen tulevasta toiminnasta.

· Sihteerin tehtäväksi annettiin valmistella ehdotus sääntöjen tarkistamiseksi johtokunnan käsiteltäväksi

· Tulevan toiminnan osalta päätettiin myös yksinkertaistaa hallintotehtäviä, mikä merkitsee mm. seuraavia asioita

o johtokunta pitää sähköpostikokouksia

o jäsenkirjeet lyhyitä, monistuskulujen pienentäminen

o ei jäsenluetteloa mukaan, monistuskulujen pienentäminen

o kaksi-kolme kirjettä / vuosi riittää

o jäsenmaksunsa maksujen tilannetta voi kysyä sihteeriltä, kun jäsenluetteloa ei ole kirjeen liitteenä

o kirjanpidon yksinkertaistaminen

o Muotkan nettisivuilla olevaa yhdistyksen linkkiä voi kehittää eteenpäin niin, että siellä on yhdistyksen tapahtumat, toimintasuunnitelma, kokousmuistiot, menovinkit yms. Tosin kaikilla jäsenillä ei ole netin käyttömahdollisuutta

· Päätettiin laatia yksityiskohtainen toimintasuunnitelma vuosille 2012 – 2013. Keskustelussa tuotiin esille toimintasuunnitelman sisällöksi seuraavia asioita

o luontopolkutaulujen kunnostus (Hansin toivomukset otetaan huomioon)

o siivoustoimintaa jatketaan

§ talvella on tyhjennetty Jeägeloaivin laavun ja Lahtisen huvilan roskikset

§ kokouksen jälkeisinä päivinä jäsenet käväisevät polttamassa Peltojokivarren kaikkien roskisten sisällön

§ roskisten ja Lahtisen huusin tilanteen voi myös laittaa nettiin

o Jeägeloaivin laavun roskis pitäisi kokonaan uusia (talvella tehtävää)

Sihteerille annettiin tehtäväksi laatia toimintasuunnitelmaehdotus syksyn 2012 aikana pidettävälle johtokunnan kokoukselle.

16. Muut asiat

Tämän kokouksen järjestämisestä on Leenalle aiheutunut kuluja (kirjekuoret, monistus ja postimerkit, kuitit on), ja hän esitti, että voisi saada korvauksen yhdistyksen varoista. Kokous päätti, että kustannukset korvataan. Leena ilmoittaa summan Samille, joka maksaa kulut yhdistyksen tililtä.

Hans täyttää 80 vuotta ensi helmikuussa (11.2.2013). Päätettiin, että Hansia muistetaan mahdollisimman henkilökohtaisella lahjalla (esim. vaate). Ehdotuksia lahjasta pyydetään lähettämään sihteerille, osoite

Leena Hyvönen

Korkalonkatu 37 A 5

96200 Rovaniemi

email: leena.hyvonen@welho.com

puh. 0400-204819

_________________________ _____________________________

Simo Koskinen Leena Hyvönen

kokouksen puheenjohtaja kokouksen sihteeri

_________________________ _______________________________

Riitta Sillanpää Mirjam Tyrväinen

pöytäkirjan tarkastaja pöytäkirjan tarkastaja